Kako pravilno izdati račun gostu?

Najviše pitanja iznajmljivača pojavljuje se kod izdavanja računa – kako pravilno izdati račun gostu.

Nemalo puta su iznajmljivači bili kažnjeni od inspekcije upravo radi nepravilno ispostavljenih računa, a takve se kazne nonšalantno dijele u iznosu od 1000 Kn.

E pa da bismo spriječili te nedrage inspektore da crpe svaku kunu iz nas, evo savjeta kako pravilno ispostavljati račune gostima.

Kod izdavanja računa stvar je vrlo jasna. Iznajmljivač koji pruža ugostiteljske usluge u domaćinstvu obvezan je izdati račun za svaku izvršenu uslugu.

Dakle neovisno o tome kako nam je došao gost, kad nam je došao gost, kad je gost platio i kome je platio, iznajmljivač mora ispisati izlazni račun za uslugu koju je izvršio, a izvršio je uslugu pružanja smještaja putnicima ili turistima.

Tu se naravno misli na izdavanje apartmana, sobe ili kuće za odmor turistu. Čim je gostu već pružena usluga, iznajmljivač se mora pokriti nekim izlaznim računom, kao što smo rekli, neovisno o tome kome je i kako gost platio.

Upravo s ovom konkretnom situacijom ima najviše nesporazuma i najčešće iznajmljivači nisu sigurni kako će izdati račun ako je recimo agenciji gost sve platio.

Naravno agencija će potom, temeljem ugovora kojeg je potpisala s Vama, Vama doznačiti ugovoreni iznos najčešće na bankovni račun, s obzirom na broj noćenja i broj gostiju.

Ne treba se ravnati na to od koga je gost dobio račun, trebamo se ravnati na to imamo li mi za pruženu uslugu smještaja ispostavljen izlazni račun. Dobro je da iznajmljivač izda račun prema onome tko mu je i platio navede usluge, a to je agencija u ovom slučaju.

Naprosto ispostavite račun na ime agencije (ne gosta, kad je gost već dobio račun od agencije) i navedite sve potrebne stavke u tom računu.

Iznos koji napišete na računu ne smije biti veći od cijena koje Vam stoje u Vašem službenom cjeniku. To je najosnovnije i to će inspekcija kontrolirati.

Iznos uvijek može biti manji shodno danom popustu ili proviziji agencije. U slučaju da je Vama agencija, razumljivo je, platila nešto umanjeni iznos nego li je to cijena na Vašem službenom cjeniku (rabat ili provizija) potrebno je takvu kalkulaciju jasno specificirati na računu.

Uzmimo za primjer da je Vaša cijena po noćenju 500 kn, a dogovor s agencijom je da Vama isplaćuje 400 kn po noćenju. Stigli su gosti na 7 noćenja, platili su agenciji sve i od agencije primili račun. Vi ćete:

  • Kao prvu stavku u računu potrebno je napisati broj noćenja puta Vaša cijena noćenja iz cjenika kako bi se krajnji iznos podudarao s cijenama na vašem službenom cjeniku. Dakle: 7 noći x 500 kn = 3.500 kn.
  • U drugoj stavci ćete navesti iznos provizije koju dajete agenciji. To jest agencija vam je taj iznos umanjila kod isplate ostatka rezervacije, dakle agencija Vam je već isplatila ili će naknadno isplatiti iznos koji stoji po ugovoru: 7 noćenja x 400 kn = 2800 kn. Vi ćete u računu napisati 7 noćenja x 100 kn agencijske provizije =  -700 kn.
  • Dodajte napomenu svakako u računu “Boravišna pristojba je uključena u cijenu”.
  • I na kraju napišite ukupan iznos koji iznosi: 2800 kn (svakome je po tome razumljivo da je kalkulacija po službenom cjeniku iznajmljivača 3500 kn i minus 700 kn što je agencijska provizija te da je to sve jednako ukupno 2800 kn koliko je iznajmljivač realno i zaradio.

Taj iznos ste realno primili od agencije, objasnili ste od kuda je takva kalkulacija, ugovor koji imate s agencijom Vam potkrjepljuje iznos provizije i stvar je jasna. Hoće li agencija uzeti taj račun ili neće, to je njihov problem. Najbitnije je da ste vi izvršili svoju dužnost po zakonu, izdali ste račun.

Original računa otkinite i dajte agenciji. Ako ga ona ne treba za svoje knjiženje, onda ga naprosto bacite no sebi radi evidencije zadržite kopiju. Taj ukupan iznos unosite i u Evidenciju računa.

Postoji još jedan slučaj kada u ugovoru s agencijom imate potpisano da agencija u “Vaše ime i za Vaš račun” fakturira gostu.

Tada bi agencija Vama mora dati kopiju računa kojeg je izdala u Vaše ime. Oni idu posebnim brojnim redoslijedom.

Naše je mišljenje da ako dobijete takav račun od agencije, da u tom slučaju niste dužni ispisivati svoj račun. Svaki takav račun čuvate odvojeno od svojih računa gdje gostima naplaćujete uslugu direktno.

Najčešće broj takvog računa od agencije izgleda nešto kao 085/2013/03, što bi značilo da je prva znamenka redni broj računa kojeg izdaje agencija, druga znamenka označava godinu, a treća označava redni broj računa kojeg je agencija izdala u Vaše ime iz čega je vidljivo da je ovo treća rezervacija od te neke agencije s kojom radite.

Dodatno, u računu mora stajati Vaš OIB (naravno i vaše ime i prezime i adresa), račun treba biti potpisan, pečat nije obavezan po zakonu no ne škodi ako ga slučajno imate, potrebno je da stoji datum izdavanja takvog računa, najbolje je na dan pružene usluge gostu.

Račun se može izdati i usluga naplatiti po dolasku gosta u smještaj ili po odlasku. Mi preporučujemo po dolasku.

Ako iz bilo kojeg razloga gost reklamira uslugu i vi mu budete davali povrat ili refundirali određeni iznos, već ispostavljeni račun možete jednostavno prekrižiti i napisati “Storno” te napisati novi račun u kojem ćete navesti iznos noćenja minus popust što je jednako realnom iznosu kojeg ste vi zadržali.

Nikako nemojte “krivi” račun trgati, on mora ostati, ispišite novi s daljnjim rednim brojem koji Vam ide po redu. Isto je i s računom kojeg greškom napišete. Prekrižite ga, napišite storno (ostavite ga u evidenciji) i napišite novi.

Ako već naplaćujete uslugu na zadnji dan gostova boravka, onda mu tijekom tog perioda zadržite jedan od dokumenata kako bi si osigurali naplatu ako se bojite mogućnosti naplate.

Račun se može pisati ručno na Račun bloku kojeg kupimo u Narodnim novinama ili knjižarama, no također ga možete i sami doma isprintati putem računala, dakle ako ste recimo račune pisali preko Worda ili Excel tablice. Svejedno je, zakonodavac samo traži da na računu budu navede sve zakonom propisane stavke koje smo gore naveli.

Kod iznajmljivača koji su u PDV-u, vrijedi sve isto samo je potrebno dodatno u računu specificirati iznos PDV-a. Oni iznajmljivači koji nemaju uključenu boravišnu u cijeni moraju specificirati na računu pojedinačni iznos boravišne (obzirom na dob gosta) te ukupan iznos.

Tekst preuzet sa stranica Kluba Iznajmljivača.

You must be logged in to post a comment.